Erfahrungsberichte zur Scrum-Einführung

Scrum-Einführungen sind eine spannende Entdeckungsreise. Das lässt sich als Fazit aus zahlreichen Erfahrungsberichten herauslesen, die von Leuten veröffentlicht wurden, die sich mit einem Team auf diese Entdeckungsreise begeben haben.

Vielfach zeigt sich dabei ein ähnlicher Verlauf bei der Einführung von Scrum, den ich in diesem Artikel gespickt mit vielen Zitaten zusammengefasst dargestellen möchte.

Eine Scrum-Einführung stellt eine tiefgreifende Veränderung dar

Zunächst einmal sollten sich die Teams bewusst sein, dass sie sich auf eine große Veränderung einlassen, wenn sie Scrum einführen. Es ist nicht eine kurze Umstrukturierung und Umbenennung, sondern eine Veränderung des ganzen Mindsets und der Art, wie gemeinsam gearbeitet wird.

„Meine sicherlich wichtigste Erfahrung ist, dass eine sanfte Einführung von Scrum nicht möglich ist: ernenne den Projektleiter zusätzlich zum Scrum Master, erkläre den Produktmanager zum Product Owner, führe Taskboard, Sprint Planning, Review und Retrospektive ein und los geht’s.“ (Katja Roth)

„Es genügt nicht, lediglich die neuen Rollen, Prozesse und Meetings einzuführen, aber ansonsten in den alten Strukturen zu verbleiben.“ (Katja Roth)

Ein solches lapidares Vorgehen bei der Einführung von Scrum führt höchstens zu einem „Scrum, but“, dass bei weitem nicht die gewünschten Effekte bringt.

„Die erste Herausforderung war es, Scrum innerhalb des ganzen Unternehmens zu verstehen. Wenn Scrum als Projektmanagement-Methode oder als Vorgehensmodell wie etwa das Spiralmodell missinterpretiert wird, bleiben die meisten Vorteile ungenutzt.“ (Traian Kaiser)

Dabei dürfen sich Teams auch nicht von der scheinbaren Einfachheit von Scrum blenden lassen.

„Das Regelwerk ist so unkompliziert und die Methode so einfach zu erlernen, dass man annimmt, man hat sofort alles verstanden. Erst wenn man Scrum tatsächlich einsetzt, merkt man, dass es sich um einen wirklichen Paradigmenwechsel handelt, der von allen Beteiligten ein radikales Umdenken verlangt.“ (Ralf Ehrhardt)

Scrum-Einführungen erfordern Veränderungsbereitschaft und Ausdauer

Teams sollten sich auf einen langen gemeinsamen Weg einstellen, bei dem allen Beteiligten die Bereitschaft für tiefgreifende Veränderungen abverlangt wird. Eine Scrum-Einführung wirkt sich auch erheblich auf die gesamte Unternehmenskultur aus.

„Der Wille von Management und Mitarbeitern, diese Veränderungen voranzutreiben und auch mehr Verantwortung in die Teams zu geben und zu übernehmen, ist absolut notwendig. Damit dies funktioniert, bedarf es einer Unternehmenskultur, die grundsätzlich dem agilen Manifest folgen kann.“ (Traian Kaiser)

Einige lieb gewonnene Angewohnheiten werden über den Haufen geworfen, um sich in der gemeinsamen Zusammenarbeit weiterzuentwickeln.

„Eine besonders große Herausforderung ist von Beginn an die Umsetzung der Maxime “Jeder macht alles” gewesen: Jedes Teammitglied hat ein Projekt, das ihm besonders am Herzen liegt, und sieht sich immer wieder versucht, sich vorwiegend um die Arbeiten an diesem Steckenpferd-Projekt zu kümmern.“ (Manuel Kummerländer)

Die zunehmende Einbeziehung der Teams in viele Entscheidungen kostet dabei viel Kraft.

„Jetzt muss ich die Teams fragen, wie sie etwas lösen wollen, das ist oft anstrengend“ (Oliver Zeiler)

„Die Selbstverantwortung und die vielen dadurch entstehenden Diskussionen finde ich recht auf- und anregend, manchmal auch sehr anstrengend.“ (Manuel Kummerländer)

Auf einmal wird Personen Verantwortung übertragen, die dieses über einen langen Zeitraum nicht gewohnt waren.

„In den letzten 20 Jahren lief das so ab: Manager haben einen Plan erarbeitet. Wurde der umgesetzt, hieß das: Wir lösen jetzt das Kundenproblem mithilfe von Software. Die Manager wissen aber häufig nicht, wie man das macht. Deswegen schlage ich vor, dass man den Programmierern das Problem beschreibt, und sie finden dann selbst heraus, wie sie es lösen. (Ken Schwaber)

Erst nach und nach, über einen längeren Zeitraum, gewinnen alle Beteiligten eine zunehmende Sicherheit in ihren Rollen und lernen, mit der neuen Verantwortung umzugehen.

„Wir befinden uns auf einer langen Straße, die, um es noch bildlicher auszudrücken, am Anfang sehr holprig und ohne Beschilderung war und nun immerhin schon zu einer stattlichen Bundesstraße ausgebaut wurde.“ (Matthias Müller)

Positive Veränderungen stellen sich nach und nach ein

Nicht umsonst entwickelte sich Scrum in den letzten Jahren zum State-of-the-Art-Vorgehensmodell in der Softwareentwicklung. Die meisten Erfahrungsberichte verweisen auf viele positive Effekte aus der Einführung von Scrum. Etwa Verbesserungen an der Qualität der Arbeitsergebnisse.

„Die Qualität unserer Software erscheint mir – insbesondere für so ein neues Team – schon sehr hoch. Wir haben viele Unit Tests mit annehmbarer Code Coverage, der Code ist fast zu 100% kommentiert, und die Software macht einen “runden” Eindruck.“ (Mathias Raacke)

Aber auch Verbesserungen bei der Zusammenarbeit und der Produktivität.

„Alles in allem machen wir uns also immer besser. Es macht Spaß, zu erleben, wie man gemeinsam die Atmosphäre, in der man arbeitet, verändern, die Qualität verbessern und die Produktivität steigern kann.“ (Matthias Müller)

Und erste Erfolge führen dazu, alle in ein gemeinsames Boot zu holen.

„Da haben alle anderen gesehen, dass Scrum Spaß macht und sexy ist.“ (Oliver Zeiler)

Machen wir uns nichts vor: Eine Scrum-Einführung ist kein leichtes Unterfangen. Aber die positiven Effekte einer gelungenen Einführung zeigen sich auf vielen verschiedenen Ebenen. Und so lohnt sich diese Reise, auch wenn sie niemals wirklich zu Ende geht… .

Erfahrungsberichte von Scrum-Einführungen:

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QR-Codes zur Aktualisierung von Taskboards – 7 Fragen an Matt Müller


Wer den Raum eines Softwareentwicklungs-Teams betritt, dass sich die Vorteile der agilen Softwareentwicklung zunutze macht, wird in der Regel eines sehen können – ein Taskboard mit Aufgabenbeschreibungen auf Karten, das vom Team zur Organisation der Aufgaben genutzt wird.
Immer wieder sind Besucher bei uns irritiert über diese Rückkehr zu Tafel und Papier, ausgerechnet in einer Softwareschmiede. Viele Teams setzen dabei neben dem Offline-Taskboard zusätzlich auf eine elektronische Aufgabenverwaltung. Die Verwaltung der Aufgaben an einem Taskboard im Teamraum sorgt für eine hohe Transparenz und macht den Arbeitsfluß in einem besonderen Maße sichtbar. Die Verwaltung von Aufgaben in einem elektronischen System hat ebenfalls ihre Vorteile. So lassen sich dort auch große Mengen von Vorgängen dauerhaft für die spätere Bearbeitung vorhalten, einfach mit Links und Grafiken versehen und es kann eine Anbindung an ein Zeiterfassungssystem erfolgen. Die Verwendung von beidem führt jedoch zu einer Herausforderung: Änderungen am Status einer Aufgabe (z.B. „offen“, „in Bearbeitung“, „geschlossen“) müssen in beiden Systemen, digital und analog, erfolgen.

Umso spannender fand ich es, bei meinem ehemaligen Kollegen Matthias Müller von einer selbst entwickelten Lösung für einen einfacheren Abgleich zwischen Taskboard im Teamraum und elektronischer Aufgabenverwaltung zu lesen.
Matthias hat sich bereit erklärt, mir ein paar Fragen zu seiner Lösung zu beantworten.

Matthias, erzähl‘ uns erst einmal wer Du bist und was Du machst.

Hallo Paul! Ich arbeite als Softwareentwickler bei der Rhein Main Multimedia GmbH in Mainz. Wir sind eine Tochtergesellschaft der Verlagsgruppe Rhein Main und somit als Dienstleister hauptsächlich im Umfeld der Onlineangebote unserer Tageszeitungen im Bereich CMS und allen Randgebieten unterwegs. Im Kern der RMM sind wir neben Online Sales und Projektkoordination ein Team von fünf Kollegen, die sich um die Planung und Umsetzung neuer Projekte und Anforderungen an bestehende Systeme kümmern. Im Bereich der agilen Softwareentwicklung sind wir noch Rookies – wir beschäftigen uns seit Anfang des Jahres damit. Dabei machen wir nicht „Scrum by the Book“, weil dies als alleiniges Toolkit für die Vielzahl der von uns betreuten Applikationen nicht als tauglich erschien, sondern bewegen uns in einer gesunden Mischung der unserer Ansicht nach nützlichsten Komponenten aus Scrum und Kanban.

In den letzten Wochen hast Du in Deinem Blog „any-where“ über eine von Dir entwickelte Lösung berichtet, um einen Abgleich zwischen einem Offline-Taskboard und der elektronischen Aufgabenverwaltung mit trac herzustellen. Wie kamst Du auf die Idee und wie funktioniert Deine Lösung?

Hoffentlich hole ich jetzt nicht zu weit aus. Ich arbeite seit 2010 bei RMM und war bis Ende letzten Jahres in ein großes Projekt mit einem unserer spanischen Dienstleister als technischer Berater involviert. Das Projekt scheiterte leider. Wie ich nun weiß, aufgrund der vielen üblichen Fehler, die man machen kann: Falsche Anforderungsanalyse, fehlende Transparenz, das parallele Arbeiten an vielen Tasks und Komponenten, Terminfixierung statt Qualitätsfixierung, fehlende Prioritäten und der Plan eines Big Bang Releases. Erkannt wurde dies früh, aber leider nicht angegangen aufgrund der politischen Struktur des Unternehmens und des Projekts. Anfang des Jahres beschlossen wir, dass dies so nicht mehr passieren darf. Wir begannen, unsere Arbeitsweise hin zu mehr Agilität und Effizienz zu bewegen. Eine Entscheidung übrigens, die direkt aus dem Team heraus angestoßen wurde und einen wirklich spannenden Prozess folgen ließ, der eine merkliche Verbesserung unserer täglichen Organisation und vor allem der Transparenz aller Aufgaben und Projekte mit sich brachte. Ich will das gar nicht im Detail ausführen. Aber unter anderem hängt in unserem 4-Mann-Büro nun ein großes Taskboard, das über alle Projekte hinweg unsere Tasks erfasst und jeden Morgen in einem Daily Stand-up besprochen wird. Auf der Suche nach einem OpenSource-Tool für agile Entwicklung stieß ich auf Agilo als (recht) brauchbare Erweiterung für Trac. Dieses setzen wir nun ein und brauchten quasi sofort eine einfache Möglichkeit, das Offline-Medium Board mit dem Online-Medium Agilo zu verheiraten. Agilo und Trac bringen von Hause aus keine Unterstützung mit. Deshalb entwickelte ich ein kleines Java-Tool TracPrinter, welches aus einem Applet heraus das Drucken von Task-Cards erlaubt. Mit diesem schafften wir den Weg in die eine Richtung: Aus dem Intranet ans Board.

Nun kommt es bei uns oft vor, dass ein Ticket bearbeitet wurde, in „Done“ auf dem Board verschoben, aber in Agilo nicht aktualisiert wurde. Das ist ärgerlich, weil es neben dem Aufwand des nachträglichen Änderns in Agilo viele zu beantwortende Nachfragen gab, wenn die Tickets in Agilo kontrolliert wurden. Wir brauchten also einen einfachen Weg, Tickets in Agilo schnell schließen zu können. Da quasi jeder Zugang zu einem iPhone oder Android-Gerät mit WI-FI-Zugang zum Intranet hat, dachte ich, dass es das einfachste wäre, über das Smartphone eine Möglichkeit zu schaffen, Tickets in Agilo zu bearbeiten. Als einfachste Lösung schienen hier QR-Codes in Frage zu kommen: Somit wurde TracPrinter erweitert um eine Funktion, welche QR-Codes mit einem hinterlegten internen Link zu einem einfachen PHP-Script auf die Ticket-Karten schließt. Nach Scannen des QR-Codes öffnet der Browser dieses Script auf dem Server im Intranet. Derzeit schließt dieses wirklich nur „hart“ das Ticket. So haben wir erreicht, dass Tickets direkt nach Fertigstellung oder im Daily Stand-Up innerhalb von Sekunden geschlossen werden können.

Wie bewährt sich diese Lösung bei Euch im Praxis-Einsatz?
Die Gesamtlösung mit TracPrinter und der neuen QR-Code-Lösung unterstützt unsere Prozesse recht gut. Wie bei allen Dingen steht und fällt dies natürlich mit der Gewohnheit der User: Man muss natürlich dran denken, den TracPrinter zu nutzen, um ein Ticket, das man gerade erstellt hat, auch ans Board zu bekommen. Hier kommen wir öfter an den Punkt, dass ein Ticket zwar in Agilo ist, aber nicht am Task-Board hängt. Aber wir werden besser. Das korrekte Schließen des Tickets in Agilo wird im Daily Stand-Up mittlerweile abgefragt und im Zweifel direkt per Smartphone geschlossen. Hier haben wir wirklich einen Gewinn.

Welche weiteren Entwicklungspotenziale siehst Du für Deine Lösung?
Noch ist alles eine Sammlung loser Tools: Agilo hat seine eigene URL, der TracPrinter ist unter einer eigenen URL im Intranet erreichbar, ebenso das Script, welches Requests via QR-Codes entgegennimmt. Das klappt natürlich – geplant ist allerdings, alles zusammen in eine Erweiterung für Trac zu überführen, um alles an einer Stelle zu haben und den manuellen Schritt des Druckens von Karten direkt in die Erzeugung von Tickets zu integrieren. Darüber hinaus habe ich ja erwähnt, dass via QR-Code die Tickets hart geschlossen werden: Man kann noch nicht differenzieren, ob ein Ticket done oder invalid ist. Auch eine Schnittstelle zur Kommentarfunktion von Agilo existiert nicht. Da die Lösung aber gut angenommen wird, ist der Plan, ein mobiles Interface für Agilo zu schaffen, das es erlaubt, direkt alle Informationen über ein Ticket abzurufen und eine Möglichkeit zu schaffen, den verschiedenen „Schließmöglichkeiten“ in Agilo gerecht zu werden. Somit kann man noch mehr Zeit vor dem Board statt vor Agilo im Notebook verbringen 🙂 Das wird die Kommunikation über Tickets bestimmt weiter fördern.

Ein dänisches Scrum-Team von Vodafone hat vor einigen Monaten eine Lösung für den Abgleich zwischen JIRA und einem Offline-Taskboard mittels RFID-Technologie vorgestellt und dafür einige Aufmerksamkeit bekommen. Wie siehst Du die QR-Lösung im Vergleich zu einer RFID-Lösung? Was hat mehr Potenzial für die Zukunft?

Ja, die RFID-Lösung ist sehr fancy. Vor allem das automatische Einblenden des Burndown-Charts ist spektakulär und wirklich motivierend! Man sieht in Echtzeit den Effekt der Abarbeitung des eigenen Tickets. Tatsächlich war das Video, das ich im Dezember in Deinem Blog über diese Lösung gesehen habe, durchaus ein Impulsgeber für die Ideen, die hier mit Trac und QR-Codes nun umgesetzt sind. Das Problem, Onlinetools mit Offlinemedien zu synchronisieren, ist im Bereich der agilen Entwicklung sicher an vielen Stellen aktuell. Die Entscheidung, Papier zu nutzen und nicht auf einen „großen Touchscreen“ als digitales Board zurückzugreifen und alles direkt online abzubilden, wird ja bewusst getroffen. Nun sind QR-Codes sehr billig, RFID aber leider nicht. Das ist sicher auch einer der Gründe, weshalb wir auf QR-Codes setzen 🙂 Ich weiß ehrlich gesagt nicht, ob und welche Möglichkeiten es bereits mit QR-Codes für marktführende Tools wie Jira gibt. Ich kann mir aber durchaus vorstellen, dass dies eine tolle Unterstützung für viele Projekte sein kann. Uns nutzt es sehr – und solange nicht jeder die Möglichkeit hat, einen RFID-Scanner hinter sein Board zu hängen, ist dies sicher die effizientere Variante. Wenn das Vodafone-Modell aber in Serie geht, werde ich hier sicher vorschlagen, das zu kaufen 🙂

Wie siehst Du in Zukunft die Entwicklung zwischen elektronischem Taskmanagement und Taskboards in Teamräumen. Was für Möglichkeiten werden sich uns da in den nächsten 5-10 Jahren bieten?

Es dauert sicher nicht lang, bis der erste Anbieter ein elektronisches Hardware-Board für den kommerziellen Vertrieb bereitstellt. Auf welcher Technologie dies basiert, sei mal offen gelassen. Aber ich kann mir sehr gut vorstellen, dass es sehr interessante Lösungen geben wird, die in Richtung der Vodafone-Version gehen werden. Das Problem hier ist m.E. nicht unbedingt die technische Machbarkeit und die Kosten sondern vielmehr die Vielzahl der Produkte im Bereich „Taskmanagement“ und die Eigenarten der agilen Arbeit in Organisationen. Dem gerecht zu werden ist sicher eine Herausforderung für Hersteller. Am Ende ist ein einfaches Whiteboard doch schneller den persönlichen Bedingungen angepasst. Natürlich könnte ein Anbieter speziell für die Schnittstelle zu Jira (oder warum auch nicht Agilo/Trac?) ein solches Board herstellen. Ich bin selbst gespannt, was hier kommen wird. Ob RFID hier eine Lösung ist oder tatsächlich mit QR-Codes gearbeitet wird, die von einem Scanner direkt im Board verarbeitet werden können, ist sicher eine Frage der Kosten. Papier ist billiger als RFID. Aber wer weiß, wie sich das entwickelt.

Zum Schluss noch einmal zum Thema QR-Codes: Werden diese dauerhaft interessant und vielfältig im Einsatz sein oder stellen sie nur einen Übergang zu neuen Technologien und Lösungen dar?

Für mich ist unsere QR-Lösung tatsächlich der erste Fall, wo ich – jenseits von logistischen oder produktionstechnischen Anwendungsfällen – einen persönlichen professionellen Nutzen in QR-Codes sehe. Jetzt nutze ich sie täglich als Unterstützung meiner täglichen Arbeit 🙂 Im Consumerbereich sieht das anders aus: Für Endanwender sind QR-Codes ja schon heute bspw. für Ticketing oder Check-ins vielfältig im Gebrauch. Ihr Gebrauch ist einfach und kostengünstig. Wir arbeiten hier auch an Projekten, in denen QR-Codes im Bereich des Couponings und Location Based Services eine Rolle spielen werden. Somit werden sie uns noch eine Weile begleiten 🙂

Vielen Dank, Matthias!
Sehr gerne!

So sehen die Printouts mit QR-Code dann aus:
QR-Codes zur einfachen Aktualisierung eines Taskboards (Foto: Matthias Müller)

Blogartikel von Matthias Müller zu seinen Erweiterungen für trac:

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