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Die Bedeutung der Wochenplanung für effektives Arbeiten

GTD Wochenplanung OmniFocusIn einem Gespräch über Aufgabenverwaltungstools wie OmniFocus (ich nutze vor allem die iPhone-App intensiv) meinte ein Kollege kürzlich zu mir: „Das mit diesen Aufgabenlisten ist ja alles ganz gut. Allerdings ist es blöd, wenn die Listen dann so lang werden, dass man nicht mehr weiß, was man eigentlich von den ganzen Aufgaben machen soll.“

Die Einsicht, dass es sinnvoll ist, neue Aufgaben in einer Liste zu erfassen um sich jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren zu können, war bei diesem Kollegen also schon vorhanden. Ein sehr zentrales Element des Getting Things Done (GTD)-Systems fehlte ihm jedoch. Welches das ist?

Der wöchentliche Termin mit sich selbst: weekly review
Es ist eines der zentralsten Elemente von Getting Things Done: das sogenannte weekly review. Es ist so wichtig, dass der GTD-Erfinder David Allen sagt, dass derjenige, der kein weekly review macht, auch kein GTD praktiziere.

Hierfür sollte zumindest eine Stunde pro Woche reserviert werden. Praktisch wird es eher 2-3 Stunden pro Woche in Anspruch nehmen. Die sind aber dafür so gut investiert, wie es nur irgend geht. Innerhalb dieser Zeit wird eine Verknüpfung der längerfristigen Ziele mit dem Alltag hergestellt. Während es innerhalb der (Arbeits-)Woche meist einen starken Fokus auf die Effizienz gibt (möglichst viele der Aufgaben erledigen), wird durch die Wochenplanung die Effektivität sichergestellt („Entwickle ich mich noch in Richtung meiner persönlichen Ziele?“).

Die Bestandteile einer Wochenplanung
Die wöchentliche Planung besteht aus mehreren Teilen:

  1. Ein Review der zurückliegenden Woche. Was habe ich geschafft? Was ist gut gelaufen und was nicht? Welche Dinge konnten nicht erledigt werden und warum?
  2. Dann werden alle Aufgaben aus Notizen, Briefen, Rechnungen etc. gesammelt und in das GTD-System aufgenommen (in meinem Fall über OmniFocus geführt).
  3. Gibt es noch weitere nicht dokumentierte Aufgaben, die nach etwas Nachdenken zu Tage treten? Sie sollten ebenfalls in das GTD-System aufgenommen werden.
  4. Jetzt ist es Zeit, die Verbindung zur eigenen Vision und den langfristigen Zielen herstellen. Diese sollten daher noch einmal verinnerlicht werden. Dafür sollten sie schriftlich formuliert sein. Wie steht es mit den einzelnen Lebensbereichen? Befinden sie sich im Gleichgewicht? Gibt es Handlungsbedarf? Das sollte in die folgenden Überlegungen eingeschlossen werden.
  5. Jetzt beginnt die konkrete Planung. Wie steht es um die Jahresziele? Läuft hier noch alles nach Plan? Sofern eine Zielvereinbarung mit dem Arbeitgeber getroffen wurde, sollte auch die nun auf den Prüfstand. Konkrete nächste Schritte sollten für die nächste Woche eingeplant werden.
  6. Eine Prüfung des Kalenders der nächsten 1,5 Wochen sollte durchgeführt werden. Die festen Termine können in den Wochenplan übertragen werden. Gibt es Termine, für die noch etwas vorzubereiten ist? Dafür sollte auch in jedem Fall Zeit fest eingeplant werden.
  7. Jetzt werden die Aufgabenlisten aller privaten und beruflichen Projekte durchgegangen (die zum Teil im ersten Abschnitt weiter befüllt wurden) und die wichtigsten Aufgaben daraus in den Wochenplan übertragen.

Das Ergebnis: Ein verlässlicher Plan und ein gutes Gewissen
Wurde der Prozess sorgsam durchgeführt, sollte nach dem weekly review bereits ein angenehmes Gefühl zu verspüren sein. Die wichtigsten Dinge, ob beruflicher oder privater Art, haben den Weg in den Plan für die kommende Woche gefunden. Es besteht eine Konsistenz zu den langfristigen Zielen. Aufgaben, die nicht für diese Woche vorgesehen wurden, sind deshalb nicht enthalten, da es wichtigere Aufgaben gibt, die Vorrang haben. Kein Grund also, ein schlechtes Gewissen zu haben.

Machst du wöchentlich ein Review? Wie sind deine Erfahrungen damit?

Weitere Informationen zur Wochenplanung:

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Foto: Von jypsygen

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Über Paul Herwarth von Bittenfeld
Lean & Agile IT-Unternehmer. Partner bei //SEIBERT/MEDIA & Founder von Rhein-Main-Startups.com. Weitere Erfahrungen in der Geschäftsführung von TwentyFeet GmbH, Gartentechnik.com GmbH, new-in-town GmbH und naturkostaktiv GmbH sowie hunderten Kundenprojekten gesammelt.

2 Responses to Die Bedeutung der Wochenplanung für effektives Arbeiten

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